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西安外国语大学公务卡报账及管理实施细则(试行)
发布时间:2014年09月24日 00:00   查看次  

西安外国语大学公务卡报账及管理实施细则(试行)

第一条 为进一步深化国库集中支付制度改革,规范财务管理,提高公务支出透明度,减少现金支付结算,根据《陕西省省级预算单位公务卡管理暂行办法》(陕财办库〔200734号)、《省级预算单位公务卡及现金结算暂行办法》(陕财办库[2008]32号)文件规定,结合学校实际,制定本实施细则。

  第二条 公务卡的性质和办理范围

(一)本细则所称公务卡,是指由学校教职工个人持有、保管和使用,主要用于日常公务支出和财务报销业务,也可用于个人消费,具有一定的透支消费额度和透支免息期的银行信用卡。

(二)公务卡办理的范围为学校在编在岗的正式教职工。公务卡实行“一人一卡”实名制,并由持卡人承担相应法律责任。

第三条 公务卡的办理程序

(一)教职工个人拟写公务卡开卡申请书,所在部门负责人签署意见。人事处对申请人资格进行审查,在申请书上签署意见后,退申请人。申请人持申请书到计划财务处领取发卡银行公务卡申请表,个人与银行签订公务卡合约。

(二)申请人将公务卡申请表、身份证复印件等相关资料交到计划财务处,由计财处转送银行。公务卡申办成功后,由发卡银行将持卡人姓名和卡号等信息统一维护到发卡银行的系统中。

  第四条 公务卡的使用和管理

(一)公务卡只限本人使用,一般岗位人员透支额度为人民币2万元,特殊岗位人员透支额度为人民币5万元。

(二)公务卡用于单位公务支出的结算,持卡人在未办理报销手续之前,无论是公务消费还是个人消费均属个人行为,个人承担由此导致的经济、法律等全部责任。

(三)人事处应将在职人员信息变动情况及时通知计划财务处,由计划财务处通知发卡银行办理公务卡变更或销户等手续。持卡人因调离、退休等原因离开学校,应按要求及时报账还清债务,结清余额。

(四)公务卡遗失或损毁后的补办等事项由个人自行到发卡银行申请办理,并通过计划财务处及时通知发卡银行维护相关信息。

(五)教职工可在具备刷卡结算条件的单位购买商品和服务,不断减少现金结算的公务消费。

  第五条 公务卡结算的范围

(一)原使用现金结算方式的公用及科研经费支出,包括差旅费、培训费及单笔支出1000元(人民币)以下办公费、印刷费、会议费、招待费、邮电费、交通费、劳务费、租赁费、维修费、专用材料费、办公设备购置费及其他零星商品和服务等购买支出,原则上都应使用公务卡进行公务消费。

(二)除差旅费、培训费外,超过1000元以上的公用及科研经费支出仍按转账方式进行结算。

  第六条 公务卡结算的报销原则

  (一)使用公务卡结算,不改变学校现行财务管理制度和报销审批程序。

  (二)持卡人因公务活动使用公务卡消费时,必须取得本人签名的公务卡消费交易凭条(pos机小票)和正式税务发票或财政票据;发票金额合并开具的,还应取得所购商品明细清单。

  (三)因向供应商退货等原因导致已报销资金退回公务卡的,持卡人应及时将相应报销款项退回计划财务处,由计划财务处负责办理资金退回手续。

  (四)有下列情形之一的,所产生费用由持卡人个人承担,不予报销。

  1.使用公务卡用于个人消费的部分;

  2.报销费用与提供的报销凭证、公务卡消费交易凭条(pos机小票)不符的;

  3.持卡人透支提取现金所产生的手续费、利息等;

  4.因持卡人个人原因,未能在公务卡免息期内申请报销,所造成的罚息和滞纳金等;

  5.因持卡人个人保管不慎或遗失等原因,导致公务卡被盗刷卡所形成的支出和损失;

  6.其他不符合财务管理规定和要求或超出标准的消费。

  第七条 公务卡结算的报销程序

(一)对于差旅费、会议费、招待费、购买物品等公务支出,使用公务卡结算的,应在公务卡信用额度内,先通过公务卡结算,并取得发票等财务报销凭证和公务卡消费交易凭条(pos机小票)。

(二)持卡人应于每月20日前整理所有公务消费的正规原始发票和经本人签名的公务卡消费交易凭条(pos机小票),按财务报销审批程序进行报销。

(三)持卡人在一项经济业务中,如果同时有转账结算、公务卡结算和现金结算,则应根据不同的结算方式,分别填制报销凭证审批报销,并办理报销凭证登记手续,注明转账结算、现金消费、因公借款或刷卡消费及刷卡消费的时间,以便于会计人员进行对账和账务处理。

  (四)持卡人在寒、暑假期间以及因出差在外或其它特殊原因,确实无法在规定的免息还款期内办理财务报销手续的,由本人或委托本部门人员可提前填制正式借款单,并提供持卡人姓名、卡号、消费时间和每笔消费金额的明细信息,经财务人员审核后先办理借款手续,于免息还款期前先将资金转入公务卡,待持卡人回学校后及时补办报销手续并冲销其借款。亦可从与本人公务卡绑定的账户中先行垫付,日后按公务卡结算的报销程序进行报销。

  (五)会计人员对持卡人签字确认的公务卡消费交易凭条(pos机小票)、报销审批凭证及报销单据等进行审核后,登陆公务卡支持系统,根据持卡人提供的姓名、交易日期和消费金额等信息,查询核对公务消费的真实性,审核确认后予以报销。

(六)复核人员将公务卡支持系统所生成的公务支出明细表和汇总表与支出报销单进行复核确认,统一办理公务卡还款业务。

第八条 实行公务卡结算方式后的现金管理

()实行公务卡结算方式后,一般情况下学校不再使用现金结算。属于下列情况之一,经学校领导与计划财务处审核同意后,可以继续使用现金结算。

1、确需使用现金发放的慰问金、遗属补助或救济性支出;

2、确需使用现金支付的个人劳务费、讲座费、咨询费支出;

3、确需使用现金支付给临时聘用人员的费用;

4、对伤亡人员的抚恤金、丧葬补助费支出;

5、对学生的奖学金、勤工助学等支出;

6、在个别确实不具备刷卡条件的商业服务网点发生的1000元以下零星支出;

7、其他不能采取转账和公务卡支付方式结算的商品和服务等支出。

(二) 实行公务卡结算方式后,原则上不再向教职工个人办理现金借款。不具备刷卡环境而又确需进行公务消费时,由个人先行垫付资金,然后按照财务报销程序进行报销。

  第九条 持卡人要严格遵守国家关于银行卡使用管理的有关规定,规范使用公务卡。严禁持卡人违规使用公务卡。对恶意透支、拖欠还款等所产生的后果,由持卡人负责,学校不承担由此引发的任何责任。

  第十条 学校各部门负责人应严格执行财经纪律,对本部门公务卡持卡人的公务消费行为进行管理和审核,严格控制支出,杜绝超范围、超标准的支出,确保公务消费支出控制在规定范围之内。

  第十一条 本细则由计划财务处负责解释。

  第十二条 本细则自20144月起试行。

 
    

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